Má gestão de documentos faz empresas perderem um mês por ano em busca de informações, diz estudo
Empresas e órgãos públicos perdem, em média, um mês por ano apenas procurando documentos armazenados de forma inadequada. Entre os colaboradores, a perda de tempo também é significativa: são cerca de duas horas diárias gastas em buscas por contratos, notas fiscais, guias e e-mails extraviados.
A informação, apresentada em um estudo da PwC em parceria com o Radicati Group, escancara um problema que compromete a eficiência e causa prejuízos operacionais: a desorganização documental, que gera danos que vão além da improdutividade.
Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documento (ABGD), a cada 12 segundos um documento se perde dentro das empresas, gerando retrabalho, custos extras e dificuldades na conformidade com legislações como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Digitalização de Documentos e Processos
A digitalização de documentos físicos não apenas agiliza a localização de informações, mas também centraliza dados em uma plataforma segura, protegida por mecanismos avançados, como criptografia e controle de acesso. A prática reduz o risco de vazamentos e incidentes de segurança, evitando a exposição de organizações a riscos legais e que comprometam a eficiência operacional.
Diferente dos documentos físicos, que estão sujeitos a riscos como extravio, deterioração ou acesso não autorizado, os arquivos digitais podem ser protegidos por mecanismos avançados de segurança, como criptografia, controle de acesso e autenticação em múltiplos fatores.
“Recomendamos que as organizações adotem uma abordagem integrada, considerando tanto a digitalização quanto a gestão do ciclo de vida dos documentos. Esse processo passa pela criação de políticas de governança da informação até a implementação de plataformas tecnológicas seguras para o armazenamento, controle de acesso e transformação digital do serviço”, destaca Fabiano Carvalho, especialista em transformação digital e CEO da Doc Security, empresa especializada no gerenciamento de acervos documentais.
Fabiano reforça que “a implementação de processos estruturados de gestão documental garante a segurança e o acesso às informações, tornando-se um diferencial estratégico para a organização”.
Sobre a Doc Security
Com mais de 12 anos no mercado de gestão documental, a Doc Security oferece soluções e tecnologias de armazenamento e processamento de acervos físicos e digitais para instituições públicas e privadas.
Com informações Ruy Conde